اکسل چیست ؟
مایکروسافت اکسل که در زبان انگلیسی با نام Microsoft Excel و در زبان فارسی صفحه گسترده شناخته می‌شود ، یکی از برنامه‌های صفحه گسترده است این نرم‌افزار توسط شرکت مایکروسافت گسترش یافته و منتشر می‌شود و در مجموعه مایکروسافت آفیس قرار می‌گیرد و یکی از مهارت‌های ICDL محسوب می‌شود ما در کتافایل فایل های بسیاری در اکسل داریم و دلیل آن را هم می توان کاربران فراوان این نرم افزار دانست که خود این موضوع تایید کننده قدرت و کاربرد های بی نظیر این صفحه گسترده است و ما در این پست قصد داریم به این پرسش پاسخ دهیم که اکسل چیست ؟ و چه کاربردهایی دارد و فرمت‌های ذخیره سازی آن چی هستند و چه ویژگی‌هایی دارند ، و کاربرد های پیچیده و ساده آن را شرح دهیم و مثال بزنیم و البته به سراغ بعضی از مزایا و معایب آن نیز خواهیم رفت تا بیشتر با این نرم افزار محبوب آشنا شوید . البته ما بخشی هم در کتافایل داریم که با استفاده از بخش آموزش اکسل (که لینک آن در پایین قرار داده شده است) میتوانید به ترتیب و گام به گام مراحل یادگیری اکسل را مشاهده کنید ، همچنین آموزش‌های پروژه محور نیز در بخش آموزش این نرم افزار وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید. با مشاهده این آموزش‌ها میتوانید به یک دانشمند داده (Data Scientist) و تحلیلگر اطلاعات شده و از ابزار اکسل بیشتر بهره ببرید و از آن کسب درآمد کنید.
بدون شک اکسل از برنامه‌های کاربردی و پر کاربر در حوضه حسابداری در دنیا است که در ایران نیز کاربران بسیاری از آن استفاده میکنند ، از زمان ساخته شدن این برنامه هر روز بر امکانات و هم زمان بر کاربران آن افزوده شده است و با گذشت زمان محبوبیت و جایگاه خوبی در حوضه تکنولوژی بدست آورده است ، با ما همراه باشید تا این برنامه کاربردی را بیشتر و بهتر برای‌تان معرفی کنیم و اطلاعات ارزشمندی راجب آن به شما عزیزان بدهیم.
تاریخچه به وجود آمد اکسل
خب برویم سراغ معرفی اکسل ، نخستین بسته نرم‌افزاری آفیس برای ویندوز در سال ۱۹۹۰ میلادی منتشر شد ، بسته اولیه آفیس در نسخه خانگی شامل نرمافزارهای ورد، اکسل و پاورپوینت بود که در این پکیج اکسل هم وجود داشت ولی نرم افزار هایی که امروزه در مایکروسافت آفیس هستند در آن زمان همگی وجود نداشتند و فقط این ۳ نرم افزار وجود داشت و مابقی یعنی ۴ برنامه بعدا به این بسته اضافه شدند. نرم‌افزار مایکروسافت اکسل، پرهوادارترین نرم‌افزار صفحه گسترده در میان فارسی‌زبانان است که در اغلب کارهای حسابداری و… از آن استفاده می‌شود و اهمیت این نرم‌افزار و ویژگی‌های پرکاربردش را نشان می‌دهد.
در ابتدا اکسل جز مجموعه آفیس نبود و در نسخه ۵ در سال ۱۹۹۳جزئی از مجموعه نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس شد. آخرین بسته این مجموعه با عنوان آفیس ۲۰۲۰ شناخته می‌شود که طرفداران بی‌شماری هم دارد.
نسخه‌های مختلف اکسل برای سیستم‌عامل‌ها
این نرم‌افزار برای سیستم عامل مایکروسافت ویندوز و مکینتاش اپل ارائه شده‌است. البته نسخه‌ای از این نرم‌افزار در مجموعهٔ ویندوز فون آفیس نیز موجود است که مخصوص سیستم عامل تلفن همراه ویندوز فون می‌باشد. نسخه‌ای از این نرم‌افزار نیز در مجموعهٔ مایکروسافت آفیس لایو ارائه شده‌است که به صورت رایانش ابری، اجرا می‌شود ، امروزه با گسترش گوشی های هوشمند اندروید این نرم افزار روی سیستم عامل اندروید نیز اجرا می شود ، اما تمام امکانات نسخه pc را ندارد.
و نیز اگر می‌خواهید اکسل را یاد بگیرید به لینک زیر مراجعه کنید :
صفحه گسترده چیست؟
اگر با اکسل کار کرده باشید حتما نام صفحه گسترده را شنیده‌اید و قطعا این را هم می‌دانید که یک جدول با ساختار منظمی که دارد می‌تواند اطلاعات را به صورت دسته بندی شده و منظم به شما ارائه کند. هر جدول از تعدادی «سطر» (Row) و «ستون» (Column) تشکیل شده است که محل تقاطع هر سطر و هر ستون، «خانه» (Cell) یا سلول‌های جدول را می‌سازند ، در اکسل هم این سول‌ها هستند که کار را انجام می‌دهند و در واقع هر سلول یک نام مخصوص خود را دارد.
می‌توان سلول‌های جدول را به مانند متغیرها در نظر گرفت که مقادیر مختلفی را می‌پذیرند. این مقادیر می‌تواند «متن» (Text)، «عدد» (Number)، «تاریخ» (Date) و یا «زمان» (Time) باشند که در هر سلول قرار می‌گیرد ، هر سلول می‌تواند وابسته به سلول‌های دیگر باشد ، یعنی نتیجه نمایش داده شده در یک سلول می‌تواند در نتیجه سلول دیگر باشد (یک سلول می‌تواند متغیر باشد یا حاصل یک تابع) .
به زبان دیگر هدف از ایجاد ساختار جدولی برای ثبت اطلاعات، امکان محاسبات سطری و ستونی است. در اکسل این امکان تعبیه شده است که به کمک متغیرهای معرفی شده، محاسبات و فرمول‌نویسی نماییم و از یک فایل اکسل برای کارهای مختلفی استفاده کنیم. پس هدف اصلی برای ایجاد صفحه گسترده‌ها، انجام این گونه محاسبات می باشد. اغلب در این حالت، جمع‌بندی یا محاسبات روی سطرها یا ستونها اجرا می‌گردد . می‌توان گفت اکسل خود یک زبان برنامه نویسی است.
اکسل نرم افزاری شگفت‌انگیز از مایکروسافت
مایکروسافت کمپانی بزرگ و غول‌آسا که از قطب‌های اقتصادی دنیا است و کمتر کسی پیدا خواهد شد که نام این شرکت و موسس آن بیل گیتس را نشنیده باشد ، برای کسانی که در حوضه کامپیوتر کار میکنند این نام در نوع خود یک دنیا است . مایکروسافت شرکت چند ملیتی یک شرکت نرم‌افزاری می باشد و گوش مردمانی که به هر طریقی با دنیای نرم‌افزار و کامپیوتر درگیر هستند به‌خوبی با نام آن آشنایی دارد و قطعا با نرم‌افزارهایی که تولید این شرکت هستند اعم از اکسل سر و کار دارند.
در جواب دقیق‌تر به پرسش اکسل چیست؟ می توان گفت که اکسل یک برنامه صفحه گسترده یا SpreadSheet می باشد یعنی اینکه فضای بسیار پیشرفته‌ای برای جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات در حجم بالا به صورت‌های گوناگون چون عدد، متن و … را دارا است.
کاربردهای اکسل
شرکت مایکروسافت در کنار رقبایی همچون آمازون و اپل از شرکت‌هایی می باشند که ارزش دارایی آنها از مرز یک تریلیون گذشته و این عدد به‌خوبی نشان‌دهنده بزرگی و عظمت این کمپانی ها است ، امروزه اغلب کاربران از سیستم عامل های این شرکت و یا نرم افزار های آن استفاده می کنند . یکی از مجموعه‌های خوب و کاربردی که مایکروسافت ارائه نمود بسته Microsoft Office بود که یکی از کاربردی‌ترین نرمافزارهای آن نرم افزار کاربردی ورد ، نرم افزار اکسل می باشد.
نرم افزار اکسل کاربردهای فراوانی برای حسابدار‌ها و کارهای حسابداری دارد ، اگر حسابدار هستید و کار حسابداری شرکت یا ارگانی را بر عهده دارید ممکن است نمونه فایل‌های زیر بتواند کارتان را آسان‌تر کند :
نمونه فایل فرم حضور و غیاب کارکنان در اکسل + صدور فیش حقوقی
دانلود فایل اکسل فاکتور فروش رسمی و ساده
دانلود فایل اکسل محاسبه حقوق و دستمزد ۱۴۰۰
و به صورت کلی فایل‌های اکسل مربوط به حسابداری در لینک زیر قرار می‌گیرد :
رسم نمودار با اکسل
نرم‌افزار اکسل برنامه بسیار خوبی برای رسم نمودارهای مختلف از ساده تا پیچیده است که توانایی انجام محاسبات بسیار پیچیده ریاضی را دارد. کاربرد نرم‌افزار اکسل بیشتر در زمینه ریاضی و محاسبات است و بنابراین در زمینه‌هایی چون حسابداری، مالی، دسته‌بندی بودجه، پیش‌بینی‌ها و آمار و … بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد ، این نرم‌افزار برای محاسبات ریاضی، آماری، متنی و ترسیم نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی به کار گرفته می‌شود که جلوه های خوبی را به نمایش می گذارد.
انجام عملیات‌های ریاضی چهارگانه در نرم افزار اکسل
شما در محیط اکسل به راحتی توانایی انجام عملیاتی چون ضرب، تقسیم، جمع و میانگین و … را دارید و توانایی‌های اکسل به این عملیات چهارگانه ریاضی ختم نمی‌شود و دارای توابع بسیار پیشرفته‌ای است که برای کارهای حرفه‌ای‌تر و عملیات سخت‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
البته علاوه بر اکسل نرمافزارهای دیگری هستند که به صورت آنلاین یا آفلاین خدماتی را که اکسل در اختیار شما می‌گذارد را ارائه می‌دهند اما باید گفت که اکسل شکل تکامل یافته‌تری از تمام این نرم‌افزارهاست.
اگر قرار باشد که اطلاعات خود را به صورت ساده به عنوان مثال در نرم‌افزار Word وارد کنید. دست‌یابی به آن و یا تغییر چیدمان و یا اعمال هر نوع تغییری در آن با مشکل مواجه خواهد شد و نیازمند صرف زمان زیادی است حالا در نظر بگیرید که اگر حجم این داده‌ها خیلی بالا باشد چه اتفاقی خواهد افتاد. در آن سو، اکسل قرار دارد که هیچ‌یک از این مشکل‌ها را نداشته و در کمترین زمان ممکن به هر نوع داده‌ای که پیش از این وارد کرده‌اید دسترسی خواهید داشت.
excel برنامه ای که به شما اجازه می‌دهد علاوه بر واردکردن اطلاعات و طبقه‌بندی آنها، این اطلاعات را ترکیب کرده، بر روی یک نمودار نمایش داده و برای هر یک یا مجموعه‌ای از آن شروط خاصی را تعریف کنید.
انواع فرمت‌های اکسل به همراه کاربرد هر یک
اگر دقت کرده باشید موقع ذخیره فایل اکسل فرمت‌های مختلفی وجود دارد که در تصویر زیر میتوانید کاربرد هر یک از فرمت ها را مشاهده کنید :
کاربرد اکسل برای کاربران
اکسل تقریبا برای تمام قشرهای مختلف به مقاصد متفاوتی قابل استفاده است و می‌توان از آن را برای انجام کارهای بسیاری بهره برد ، حتی اگر خانه‌دارید و قصد دارید که به اوضاع خریدهای روزانه و ماهانه خود سروسامان بدهید میتوانید از اکسل کمک بگیرید ، یا حتی اگر معلم هستید و قصد واردکردن نمره دانش آموزان و مقایسه و بررسی سطح پیشرفت تحصیلی آنها را دارید یا اللخصوص اگر حسابدار هستید یا یک تحلیلگر فرقی نمی‌کند اکسل همان برنامه‌ای است که ساخته شده تا کار هار را ساده‌تر و راحت‌تر کند.
همه داده‌هایی که داخل این نرم‌افزار ذخیره می‌شود به صورت جدول دسته‌بندی می‌شود . در واقع می‌توان گفت که شما هر اطلاعاتی را با هر میزان از تنوع که بخواهید در اکسل ذخیره می‌کنید و عملیات مختلفی را روی آن انجام می‌دهید ، این نحوه ذخیره اطلاعات کمک شایانی برای سریع‌تر شدن کار با نرم افزار و پیدا شدن اطلاعات می‌کند.
میشه گفت اکسل فقط ظاهر پیچیده‌ای دارد ، اما در عمل بسیار ساده است شاید در ابتدا با دیدن آن کمی نا امید شوید و سردرگم کننده باشد اما این نوید را به شما می دهم که کار کردن با آن نه تنها سخت نیست بلکه بسیار لذت بخش است و قطعاً از اینکه اطلاعات مختلف را بانظم و آرایش خاصی چیدمان کرده و از آنها بهترین استفاده را می‌کنید لذت خواهید برد.
کار با داده های عددی در نرم افزار اکسل
هسته اصلی و پایه کار با اکسل براساس کار بر روی داده های عددی ساخته شده است. اگر نیاز به مرتب سازی، بازیابی و تجزیه و تحلیل مقدار زیاد یا حتی کمی از داده ها را دارید، اکسل آن را برای شما به سادگی آب خوردن تبدیل می‌کند ، هر چند برای بسیاری از کارهای دیگر می توان از اکسل استفاده کرد.
شما میتوانید برای انجام کارهای زیر از نرم افزار Excel استفاده کنید.
محاسبه
به صورت کلی و اساس ساخت نرم افزار اکسل برای محاسبه داده های عددی است و اکسل برای همین ساخته شده است.
مثلا فکر کنید برای می خواهید برای برخی از داده ها را در زمان های مختلف به طور مکرر برای محاسباتی خاص استفاده نمایید در این صورت می توانید یک برگه فرمول نویسی شده ایجاد کنید و برای همیشه تا ابد از آن استفاده کنید . در این حالت کافی است تنها اعداد ورودی را درون سلول های مورد نظر در نرم افزار اکسل وارد کنید. این عملکرد یکی از مهمترین و پر طرفدارترین کاربردهای Excel است ، فرم هایی که در اینترنت ساخته می شود و به اشتراک گذاشته می شود از همین نوع است و شما می توانید حتی از آنها کسب در آمد اینترنتی داشته باشید و به صورت همکاری در فروش فایل از آن ها درآمد کسب کنید.
حسابداری
وقتی صحبت از کار با عدد و ارقام است اولین چیزی که به ذهن میرسد حسابداری است مثلا برنامه ریزی بودجه یا پیش بینی ها برای درآمد و مخارج و ثبت و بررسی داده‌های مرتبط با هزینه‌ها ، نظارت بر وام‌ها ، گزارش‌های مالی، حسابرسی و دیگر داده‌های دیگر عددی مثل همین موارد، از دیگر کاربردهای نرم افزار اکسل می‌باشد. اکسل به صورتی طراحی شده است که بتواند این نیازهای حسابداری را به خوبی رفع کند و با توجه به اینکه ۸۹% شرکت ها از Excel برای موارد مختلف حسابداری خود استفاده می کنند، روشنگر این است که این نرم افزار چقدر کاربردی است.
ضمناً برخی از صفحه های از پیش حاضر شده وجود دارند که حتی نیاز به طراحی مجدد و فرمول نویسی برای این موارد را از بین می برند و همانطور که گفتیم میتوانید آن ها را خودتان طراحی کنید و در سایت ما به فروش برسانید و یا آن ها را از اینترنت تهیه کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید ، برای نمونه میتوانید لینک زیر را مشاهده کنید :
فایل‌های آماده اکسل برای حسابداری
چارت بندی و ایجاد نمودار
تا به اینجا فقط راجب داده‌های عددی و فرمول نویسی در اکسل صحبت کردیم ، اما آنها تنها کاربرد ها و مزیت های اکسل نبودند و گاهی نیاز است بتوانید نمودارهایی از این اعداد رسم کرد شما می توانید با اکسل نمودارهای مختلف برای نمایش داده ها به صورت بصری رسم کنید.
برای مثال شما می توانید در اکسل نمودارهای زیر را طراحی کنید :
- نمودارهای منطقه
- نمودارهای ستونها
- نمودارهای خطی
- نمودارهای پراکندگی
- نمودارهای پای
- نمودارهای نوارها
- و نمودار های بسیار دیگر …
انبارداری و ردیابی موجودی
همیشه بخشی از مدیریت و حسابداری می تواند مربوط به انبارداری باشد که جدا از حسابداری نیست و باز هم کار با عدد و ارقام است ، بررسی موجودی انبار یک مرکز می‌تواند بسیار مشکل باشد. خوشبختانه، اکسل در این مورد نیز کاربردی و مناسب است. با استفاده از می توان داده های متنی و عددی را به صورت عددی مدیریت کرد و برای آن ها انواع مختلفی نیز تعریف کرد تا بتوان به سادگی بر روی آن کنترل کرد.
ثبت و پیگری موجودی با نرم افزار اکسل
برنامه ریزی در نرم افزار اکسل
هرچه که تا اینجا گفتیم مربوط عدد بود و نمودار (چون اساس ساخت اکسل همین است و تمام موارد دیگر هم پیرامون همین اصل است.) اما کاربرد اکسل به داده های عددی خلاصه نمی شود و کارایی های بسیار دیگری دارد و یکی از این کاربردها استفاده از Excel در برنامه ریزی می باشد .
تقویم و برنامه ریزی
آیا نیازمند یک تقویم برای تولید محتوا برای وب سایت یا تولید محتوا برای پیج اینستاگرام خود هستید؟ یا مثلا دانشجو ، دانش آموزش یا پشت کنکوری هستید و می خواهید برنامه‌های درسی ، کلاسی و مطالعه خود را زمان‌بندی و سازماندهی کنید؟ شاید هم خانه دار باشید و بخواهید کارهای‌روزمره خود یا خانواده‌تان را سازماندهی کنید و برایشان برنامه ریزی کنید ، بله اگر با این مشکلات دست و پینجه نرم می‌کنید میتوانید با اکسل به این مشکلات پایان دهید قطعا اکسل کارایی و راندمان بالای خود شما را شگفت زده حواهد کرد.
ایجاد کاربرگ برنامه ریزی هدف
ایجاد یک برنامه هدف‌مند برای هر هدفی اعم از اهداف حرفه ای تا اهداف مرتبط با تناسب اندام و یا حتی اهداف مالی را می توان با کمک اکسل برنامه ریزی کرد ، برنامه ریزی با نرم افزار Excel باعث می شود تا چیزی برای حفظ تمرکز و پیگیری بیشتر در دسترس شما وجود داشته باشد. با بهره گیری از اکسل، میتوانید برگه‌های مختلف، سیاهه‌ها و اسناد برنامه ریزی را ایجاد کنید تا به شما در نظارت بر پیشرفت روند کمک نماید.
ساخت و تهیه ماکت از هر چیزی
بله اشتباه نشنیدید ساخت ماکت در اکسل !؟ درسته ! میتوانید با اکسل ماکت بسازید و از آن برای در کنار هم قرار دادن داده‌های اولیه و ایجاد یک ماکت استفاده نمایید. این قابلیت می‌تواند برای ابتدای مسیر شروع یک پروژه بسیار مفید و کاربردی باشد و کمک شایانی به پیشرفت و ادامه پروژه کند.
انجام کارها با اکسل
شاید فکر کنید اکسل برای انجام عملیات های سخت ریاضی و حسابداری است ، اما اصلا اینطور نیست و اکسل کاربرد های ساده ای هم دارد که ادامه مثال هایی از آنها آورده ایم مثلا شما می توانید کارهایی روزمره خود با اکسل ذخیره و شرح دهید ، همچنین با استفاده از اکسل کاربردهایی نیز در بهبود روند انجام کارها داشته باشد و کار ها را سریع تر و آسان تر انجام دهید.
ایجاد لیست شرح وظایف با اکسل
تکنولوژی پیشرفت کرده است و فکر می کنم که امروز زمان آن فرا رسیده باشد که با لیست قلم و کاغذهای استاندارد خود برای کنترل و ثبت وضعیت خداحافظی نمایید و یک گود بای پارتی نیز برای آن تدارک ببینید ! چون با استفاده از اکسل، می توانید یک لیست کار به مراتب قوی‌تر بسازید و حتی پیشرفت خود را به طور دقیق‌تر مانیتور کنید و همه چیز را کنترل شده مشاهده و بررسی کنید ، از شرح وظایف می توانید برای انجام کار های زیادی استفاده کنید .
با اکسل چک لیست بسازید
از دیگر امکانات اکسل ساخت چک است ، شما با چک لیست های ساخته شده در اکسل می توانید برای کارهای انجام شده یا در لیست انتظار استفاده کنید. این چک لیست می‌تواند در زمینه های متفاوت و مختلفی مانند یک لیست خرید وسایل مورد نیاز و کارهای روزمره و سایر موارد کاربرد داشته باشد ، و این باعث شده اکسل برای هر کاری مناسب باشد.
ساخت چارت های مدیریت پروژه در نرم افزار اکسل
در همین پست کمی بالاتر اشاره کردیم که اکسل در زمینه ایجاد نمودارها بسیار پیشرفته است و انواع آن را هم نام بردیم. این مفهوم در مورد نمودارهای مختلف مرتبط با مدیریت پروژه نیز صادق است و می توانید چارت های مدیریت پروژه را در اکسل رسم کنید.